La comptabilité financière sert à rendre visible l’ensemble des chiffres d’affaires et des charges et, en fin de compte, le résultat de l’entreprise. En principe, une entreprise (donc une maison AN) est libre de choisir son plan comptable, pour autant qu’elle remplisse les conditions de forme de la forme de société qu’elle a choisie. La grande majorité des maisons est exploitée sous forme d’association. Les exigences en matière de qualité de la comptabilité ne cessent toutefois d’augmenter. Dans l’intérêt d’une comptabilité et de rapports transparents, il est donc recommandé à toutes les maisons AN d’utiliser un plan comptable uniforme. Cela permet également une analyse spécifique à la branche et l’échange d’informations financières préparées de la même manière entre les établissements. Les informations financières doivent être structurées de manière à ce que les questions relatives à la rentabilité (différents niveaux de marge bénéficiaire) ou au financement puissent être traitées et comparées facilement. Une comptabilité correctement tenue, avec un contrôle de gestion (reporting) approprié, permet de savoir rapidement dans quelle mesure un établissement est financièrement viable à moyen terme.

Le plan comptable développé pour la maison AN s’inspire du référentiel sectoriel tel qu’il est utilisé pour les entreprises d’hôtellerie et de restauration. Ce plan comptable est évolutif et peut donc être adapté à la taille de l’établissement. Du côté des bailleurs de fonds (en particulier les banques), cela est également considéré comme un signe de professionnalisme et de transparence dans le cadre des dispositions relatives à l’examen des crédits. Cela peut avoir une influence positive sur la notation du crédit.

Si les maisons AN sont exploitées par des employés (gérants) ou des indépendants (fermiers), des dispositions relatives à la rémunération et aux assurances sociales doivent être respectées. Il en va de même pour les indemnités qui dépassent la limite de salaire annuel selon l’AVS.

L’assujettissement à la TVA commence pour une maison AN (y compris l’organisme responsable) lorsque certains seuils de chiffre d’affaires sont dépassés. Les règles sont différentes pour les associations et les autres personnes.

L’assujettissement à l’impôt se base sur la législation fiscale cantonale respective.

Il est possible d’alléger encore davantage la charge des maisons AN en externalisant la comptabilité. Dans ce cas, l’association nationale ou une personne désignée par elle conclut un contrat de service avec la maison AN. La prestation de service vise à générer le moins de dépenses possible des deux côtés. Cela suppose que les processus et le flux de documents soient préalablement analysés et éventuellement adaptés.

Services payants

Préparation

• Prise en charge / initialisation de la comptabilité (mise en place du plan comptable, établissement du mandat dans le logiciel de comptabilité)
• Etude / optimisation du processus et de la pré-saisie dans la maison AN
• Définition du reporting financier (bilan, compte de résultat échelonné) et du reporting de production (nuitées, repas, prestations).

Finances

• Contrôle de la logique et de l’exhaustivité des documents mis à disposition par la maison AN; saisie et traitement des documents préparés par la maison AN (décomptes des hôtes, justificatifs et quittances). La qualité des documents (décomptes des hôtes, quittances, etc.) détermine le travail de plausibilisation du service comptable.
• Traitement des documents de paie dans la comptabilité financière
• Traitement du trafic des paiements (p. ex. achat de prestations)
• Contrôle des débiteurs : surveiller les postes ouverts, éventuellement envoyer des rappels
• Contrôle des dépôts : maintien d’un aperçu de tous les paiements anticipés attendus et décomptés
• Clôture annuelle des comptes de la maison AN : examen critique des comptes et apurement des comptes ; contrôle des stocks avec évaluation des différents postes du bilan ; établissement des délimitations temporelles et matérielles ainsi que de l’élimination des besoins personnels, établissement du bilan et du compte de résultats ; établissement des statistiques et graphiques annuels ; coordination et collaboration avec un éventuel organe de contrôle.
• Établissement du budget : la proposition de budget est élaborée par la maison AN. Sur demande, le service comptable examine le projet de manière critique et formule des remarques et des propositions.

Salaire

• Décompte des contrats de travail, y compris le paiement périodique des salaires et les décomptes de frais et de commissions.
• Etablissement des évaluations annuelles et des déclarations de masse salariale telles que les décomptes d’assurances sociales (AVS/AC, caisse de pension, AAP/ANP), les certificats de salaire légaux à l’attention de l’administration fiscale, de l’employeur et du personnel. Réconciliation de ceux-ci.
• Décompte des impôts à la source (main-d’œuvre étrangère)
• Sur demande, il est possible de traiter directement avec les assurances sociales. Dans tous les cas, le NFH s’assure que les informations nécessaires sont disponibles.

TVA

• Élimination courante des montants de TVA dans la comptabilité
• Préparation périodique du décompte pour l’autorité
• Conciliation annuelle

Impôts

• Assistance lors de l’établissement de la déclaration d’impôts
• surveillance et vérification de la taxation (à l’exclusion des réclamations et des éventuelles négociations avec l’administration fiscale)
• récupération annuelle de l’impôt anticipé pour les personnes morales (effectuée pour les personnes physiques dans la déclaration d’impôt)

Reporting

• Rapports périodiques (finances, production)
• Réunion annuelle de clôture avec la maison AN.
• Dans le cas du fermage, un rapport n’est établi à l’intention du bailleur que sur demande explicite et après accord.
• Discussions en cas de besoin et en général par téléphone

Outils

Finances

• Plan comptable uniforme (EXCEL | DE), évolutif en fonction de la taille et des besoins de la maison AN
• Modèle pour les décomptes des hôtes (EXCEL | DE) avec éliminations intégrées par recettes et types de paiement, calcul de la TVA, décompte de la taxe de séjour, document comptable, avec paramètres de décompte enregistrés, étape préliminaire au reporting de production
• Modèle de reporting pour le chiffre d’affaires et la production (EXCEL)
• Modèle pour la présentation du bilan et du compte de résultat échelonné (EXCEL)

Salaire

• Décompte de salaire (EXCEL), y compris les déductions sociales ; document comptable, réconciliation en fin d’année
• Décompte de salaire via un logiciel de comptabilité professionnel
• Certificat de salaire (formulaire officiel)

TVA

• Feuille de calcul (EXCEL) pour la détermination et le décompte trimestriels du chiffre d’affaires avec différents taux d’imposition
• Conciliation annuelle (EXCEL)

Impôts

• Rapprochement des réserves fiscales sur EXCEL
• Répartition intercommunale des impôts du canton de Berne (EXCEL)

Prix

Finances

• Les outils existants sont mis à disposition gratuitement. En raison de leur complexité, les moyens auxiliaires doivent faire l’objet d’une demande.
• Les adaptations spécifiques à l’établissement sont effectuées selon le modèle d’indemnisation

Services

• Le calcul du temps nécessaire s’effectue sur la base d’une grille quantitative établie en commun.
• Les prestations de services sont fournies selon le modèle d’indemnisation

Facturation

• La facturation est effectuée trimestriellement par le service comptable. Le délai de paiement est de 30 jours. La TVA reste réservée et dépend de l’assujettissement à la TVA du bureau comptable.

Échantillon

Documents à télécharger :

Obligations et droits

Des outils existants et éprouvés sont utilisés.

Les outils créés spécialement pour les commanditaires peuvent être utilisés (neutralisés) ultérieurement pour d’autres maisons AN.

La fédération nationale accepte volontiers les outils existants des maisons AN et les met à la disposition d’autres maisons des amis de la nature sous une forme neutre.