Die Finanzbuchhaltung dient der Sichtbarmachung aller Umsätze und Aufwände und letztlich des betrieblichen Resultats. Grundsätzlich ist ein Unternehmen (und damit ein NFH) in der Wahl seines Kontenplans frei, sofern es die Formvorschriften für die von ihm gewählte Gesellschaftsform erfüllt. Die Grosszahl der NFH wird als Verein betrieben. Die Anforderungen an die Qualität der Rechnungslegung steigen jedoch fortlaufend. Im Interesse einer transparenten Buchhaltung und Berichterstattung ist es deshalb allen NFH empfohlen, einen einheitlichen Kontenrahmen anzuwenden. Dies erlaubt auch eine branchenspezifische Analyse und den Austausch von gleichartig aufbereiteten Finanzinformationen unter den Häusern. Finanzinformationen sollen so aufgebaut sein, dass Fragen zu Profitabilität (verschiedene Deckungsbeitragsstufen) oder Finanzierung einfach beantwortet und verglichen werden können. Eine korrekt geführte Buchhaltung mit einem entsprechenden Controlling (Berichtswesen) bringt schnell zu Tage, wie weit ein Haus mittelfristig finanziell tragbar ist.

Der für die NFH entwickelte Kontenrahmen orientiert sich am Branchenwerk wie es für Hotel- und Restaurationsbetriebe angewendet wird. Dieser Kontenplan ist skalierbar und somit an die Grösse des Hauses anpassbar. Auch seitens Kreditgeber (insbesondere Banken) wird dies im Rahmen der Bestimmungen für die Kreditprüfung als Zeichen der Professionalität und Transparenz gewertet. Dies kann das Kredit-Rating positiv beeinflussen.

Wenn die NFH durch Angestellte (Géranten) oder auch Selbständigerwerbende (Pächter) betrieben werden, sind Bestimmungen bezüglich Entlohnung und Sozialversicherungen einzuhalten. Sinngemässes gilt für Entschädigungen, welche die jährliche Lohngrenze gemäss AHV überschreiten.

Die MwSt.-Pflicht beginnt für ein NFH (einschliesslich Trägerschaft), wenn bestimmte Umsatzwerte überschritten werden. Die Regeln für Vereine und übrige Personen sind unterschiedlich.

Die Steuerpflicht orientiert sich an der jeweiligen kantonalen Steuergesetzgebung.

Die NFH können durch ein Outsourcing des Rechnungswesens noch weiter entlastet werden. In diesem Fall schliesst der Landesverband oder eine durch sie vermittelte Person einen Dienstleistungsvertrag mit dem NFH ab. Die Dienstleistung ist darauf ausgerichtet, auf beiden Seiten möglichst wenig Aufwand zu erzeugen. Dies setzt voraus, dass vorgängig die Prozesse und der Belegfluss analysiert und eventuell angepasst werden.

Kostenpflichtige Dienstleistungen

Vorbereitung

• Übernahme / Initialisierung Buchhaltung (Aufbau Kontenplan, Mandat in Buchhaltungssoftware einrichten)
• Untersuchung / Optimierung Prozess und Vorerfassung im NFH
• Definition des finanziellen Reportings (Bilanz, gestufte Erfolgsrechnung) und  Produktionsreportings (Logiernächte, Mahlzeiten, Leistungen).

Finanzwesen

• Kontrolle der durch das NFH bereitgestellten Unterlagen auf Logik und Vollständigkeit;  Erfassen und verarbeiten der durch das NFH vorbereiteten Unterlagen (Gastabrechnungen, Belege und Quittungen). Die Qualität der Unterlagen (Gastabrechnungen, Quittungen, usw) bestimmt den Plausibilisierungsaufwand bei der Buchhaltungsstelle
• Verarbeitung Lohnbelege in die Finanzbuchhaltung
• Verarbeitung Zahlungsverkehr (z.B. Leistungseinkauf)
• Debitorenkontrolle: offene Posten überwachen, evtl. mahnen
• Depositkontrolle: führen einer Übersicht aller erwarteten und abgerechneten Vorauszahlungen
• Jahresabschluss des NFH: kritische Kontendurchsicht und Kontenbereinigung; Bestandesprüfung mit Bewertung der einzelnen Bilanzpositionen; Erstellen der zeitlichen und sachlichen Abgrenzungen sowie Ausscheidung persönlicher Bedarf, Erstellen der Bilanz und Erfolgsrechnung; Erstellen der Jahres-Statistiken und -Grafiken; Koordination und Zusammenarbeit mit einer allfälligen Kontrollstelle
• Budgetierung: Die Erarbeitung des Budgetvorschlags erfolgt durch NFH. Die Buchhaltungsstelle sieht auf Wunsch den Entwurf kritisch durch und macht Bemerkungen und Vorschläge

Lohn

• Abrechnung Arbeitsverträge einschliesslich periodische Lohnzahlungen und Abrechnungen von Spesen und Provisionen.
• Erstellen der Jahresauswertungen und Lohnsummenmeldungen wie Sozialversicherungsabrechnungen (AHV/ALV, Pensionskasse, BU/NBU), gesetzliche Lohnausweise zuhanden Steuerverwaltung, Arbeitgeberin und Personal. Abstimmen derselben
• Abrechnung von Quellensteuern (ausländische Arbeitskräfte)
• Auf Wunsch kann direkt mit den Sozialversicherungen verkehrt werden. In jedem Fall stellt das NFH sicher, dass die nötigen Informationen vorliegen

MwSt.

• Laufende Ausscheidung der Mehrwertsteuerbeträge in der Buchhaltung
• Periodische Vorbereitung der Abrechnung für die Behörde
• Jahresabstimmung

Steuern

• Unterstützen bei der Erstellung der Steuererklärung
• Überwachung und Überprüfung der Veranlagung (exkl. Einsprachen und allfällige Verhandlungen mit der Steuerverwaltung)
• jährliche Rückforderung der Verrechnungssteuer für jur. Personen (erfolgt für natürliche Personen in der Steuererklärung)

Reporting

• Periodisches Reporting (Finanzen, Produktion)
• Jährliche Abschlussbesprechung mit dem NFH.
• Im Falle der Pacht erfolgt eine Berichterstattung an die Vermieterin nur auf expliziten Wunsch und Absprache (Unabhängigkeit der BH-Stelle).
• Besprechungen bei Bedarf und in der Regel telefonisch

Hilfsmittel

Finanzwesen

• Einheitlicher Kontenplan (EXCEL), skalierbar nach Grösse und Bedürfnis des NFH
• Vorlage für Gastabrechnungen (EXCEL) mit integrierten Ausscheidungen nach Einnahmen und Zahlungsarten, Berechnung MwSt., Abrechnung Kurtaxe, Buchungsbeleg, mit hinterlegten Abrechnungsparametern, Vorstufe zu Produktionsreporting
• Vorlage für Reporting für Umsatz und Produktion (EXCEL)
• Vorlage für die Darstellung der Bilanz und gestuften Erfolgsrechnung (EXCEL)

Lohn

• Lohnabrechnung (EXCEL) einschliesslich Sozialabzügen; Buchungsbeleg, Abstimmung am Jahresende
• Lohnabrechnung über eine professionelle Buchhaltungssoftware
• Lohnausweis (offizielles Formular)

MwSt.

• Berechnungsblatt (EXCEL) für die quartalsweise Bestimmung und Abrechnung des Umsatzes mit unterschiedlichen Steuersätzen
• Jahresabstimmung (EXCEL)

Steuern

• Abstimmung Steuerrückstellung auf EXCEL
• Interkommunale Steuerausscheidung Kanton BE (EXCEL)

Preise

Finanzwesen

• Vorhandene Hilfsmittel werden kostenlos zur Verfügung gestellt. Wegen deren Komplexität sind die Hilfsmittel anzufragen.
• Haus-spezifische Anpassungen erfolgen gemäss Entschädigungsmodell

Dienstleistungen

• Die Berechnung des Zeitaufwands erfolgt aufgrund eines gemeinsam erstellten Mengengerüsts
• Die Erbringung der Dienstleistungen erfolgt gemäss Entschädigungsmodell

Rechnungsstellung

• Die Rechnungstellung erfolgt quartalsweise durch die Buchhaltungsstelle. Zahlungsfrist ist 30 Tage. MwSt. bleibt vorbehalten und ist abhängig von der MwSt.-Pflicht der Buchhaltungsstelle.

Muster

Dokumente Download:

Pflichten und Rechte

Es werden vorhandene und bewährte Hilfsmittel eingesetzt. 

Eigens für die Auftraggeber erstellte Hilfsmittel können (neutralisiert) später für andere NFH verwendet werden.

Der Landesverband nimmt gerne vorhandene Hilfsmittel von NFH entgegen und stellt diese in neutraler Form anderen Naturfreundehäusern zur Verfügung.